Contact | Sitemap | Route | 

Vergaderreglement

Huren van vergaderruimtes

  • Elke groep of organisatie kan gebruik maken van de vergaderruimtes van het Milieucentrum Utrecht. We hebben er drie :
  • twee ruimtes waar maximaal 12 personen kunnen vergaderen (16 klassikale opstelling) en een grotere zaal voor ca. 15 personen (vergaderopstelling) tot ca. 40 personen (theateropstelling) .
  • De ruimtes zijn bedoeld voor vergaderingen, cursussen en dergelijke en dus niet voor borrels, feesten en partijen.
Huishoudelijk reglement
  • Voor vergaderingen kan er gratis gebruik gemaakt worden van de audiovisuele apparatuur  (diaprojector en bijbehorend scherm, overheadprojector) als dit duidelijk aangegeven wordt bij het boeken van de vergaderruimte. Er kan ook gebruik gemaakt van een "beamer" (projector) tegen meerkosten.
  • Het vooraf reserveren van vergaderruimte kan binnen het kalenderjaar. In december kan er voor het jaar daarna gereserveerd worden.
  • Gereserveerde zalen kunnen tot 1 week van tevoren kosteloos worden geannuleerd. Daarna kost het 50% van de huursom. Bij niet opdagen wordt de volledige huur in rekening gebracht.
  • Er kan een optie op een zaal genomen. Deze vervalt een week voor de geplande datum.
  • Er mag geen gebruik worden gemaakt van de overige kantoorruimtes!
  • Er is een keuken aanwezig. Eventueel kan hier iets verwarmd worden (soep o.i.d.). Het is echter niet toegestaan hier maaltijden te bereiden. Aardewerk en bestek zijn aanwezig.
  • Vergaderaars kunnen kosteloos gebruik maken van de draadloze internettoegang. Als u dit wilt vraag dan naar een code hiervoor.
  • Laat het Milieucentrum achter zoals u het heeft aangetroffen en vergeet, indien van toepassing, de afwas niet weg te zetten.
  • Roken is niet toegestaan in het Milieucentrum. U kunt in de achtertuin terecht (achter de garderobe). Vergeet niet de deur naar de garderobe dicht te doen (vanwege dichtslaan door tocht) en dat de buitendeur niet van buiten te openen is.
  • Als u vergadert, denk er dan aan de voordeur op slot te doen tijdens de vergadering.
  • Als het te koud is kunt u het “Tijdelijk warm“- knopje (het oranje knopje "warmer") van de thermostaat indrukken. Bij vertrek dient u het startprogramma weer aan te zetten (grijze knopje "start programma"). De thermostaat zit in de gang, links van de deur van de vergaderruimte.
  • Kopiëren is mogelijk. Het aantal kopieën dient u op de koffie- en theebon te noteren (zie onder), zodat deze bij de vergadernota mee in rekening gebracht kunnen worden.
  • Mocht u voor het eerst vergaderen laat u de huishoudelijke zaken dan even uitleggen door een van de balie medewerkers zodat u niet zonder koffie of thee zit of spullen niet kunt vinden. 
Borg en ID bewijs
  • Als u 's avond of in het weekeinde vergadert kunt u tijdens de openingstijden van het MCU een sleutel lenen. Sleutels kunnen voor de vergadering worden opgehaald, vanaf drie dagen van te voren, tegen betaling van € 20,- borg aan de balie van het Milieucentrum en het overleggen van een geldig legitimatiebewijs.
  • De sleutel dient binnen drie dagen na de vergadering weer te worden teruggebracht. U krijgt de borg dan retour. Wanneer u twee of meer vergaderingen in een korte tijd hebt geboekt, kan eventueel na overleg de sleutel tijdelijk in het bezit van de contactpersoon blijven.
  • Houd er rekening mee dat er niet gepind kan worden op het Milieucentrum.
Facturering
  • facturen worden na afloop van de vergadering per e-mail (pdf formaat) toegezonden
Koffie en thee
  • Koffie en (kruiden)thee kan in de keuken gezet worden. In het linker bovenste aanrechtkastje liggen de benodigdheden. Koffiemelk staat in de koelkast, zet deze daar ook weer terug!           
  • Vergeet niet de koffie/thee bon (op de broodtrommel in de keuken) in te vullen. Ook als er geen koffie en thee wordt gebruikt dient er een bon ingevuld te worden met naam van de vergadergroep en de datum. Bij het niet invullen van de bon wordt er € 25,- in rekening gebracht!

Vragen?
Als u vragen heeft, kunt u ons bellen op telefoonnummer 030 - 236 72 40, maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 17.00 uur en vrijdag van 9.00 tot 13.00 uur.